Comment nettoyer sa boite mail ?

Pour compléter l’article sur la pollution dématérialisée que vous pouvez lire ou relire en cliquant sur ce lien. Je vous propose une méthode à mettre en place pour le nettoyage de votre boite mail.

Comme je vous l’expliquais dans l’article précèdent, le stockage des données est très polluant. Et encore plus les données en ligne, c’est-à-dire celles que vous souhaitez avoir en accès immédiat et depuis n’importe où. Et les mails en sont un très bon exemple.

Le stockage de ces informations dans des gros datacenters consomme énormément d’énergie que ce soit pour le fonctionnement des serveurs, comme pour leur fabrication. Mais, toutes les informations que nous conservons, sont-elles vraiment utiles ?

Prenons l’exemple des mails, si nous ne faisons pas attention, 90 % des courriers électroniques que nous avons dans notre boite mail, nous sont complètement inutiles :

  • Publicités
  • Discussions pour l’organisation des vacances d’il y a 2 ans
  • Ceux où nous sommes juste en copie, et qui ne nous concerne pas.
  • Informations obsolètes
  • Spam (3 millions de spams sont envoyés toutes les secondes dans le monde)
  • Et tellement d’autre…

Donc pour diminuer notre impact écologique dans ce domaine, voici quelques conseils d’utilisation de votre boite mail, qu’elle soit professionnelle ou personnelle :

Choisissez vos destinataires

Le meilleur principe écologique est : Ce qui consomme le moins, c’est ce qui n’a pas été créé.

Ciblez vos destinataires. Si vous envoyez votre mail à 10 personnes, c’est comme si vous envoyiez 10 mails. Cela multiplie d’autant la place qu’il faudra sur les serveurs, et donc leur fabrication, leur utilisation etc… Et autant de fois aussi, l’énergie qu’il faut pour télécharger, ouvrir, et même supprimer cette information. Donc attention aux envois groupés et aux « répondre à tous ».

Posez vous la question : Est ce que votre message est intéressant pour tous vos destinataires ?

 

Choisissez vos expéditeurs

Vous avez déjà entendu parler du meilleur principe écologique : Ce qui consomme le moins, c’est ce qui n’a pas été créé.  Winking smile

De la même façons que vous choisissez vos destinataires, sélectionnez les mails que vous souhaitez recevoir. Combien de newsletters recevez vous et que vous supprimez sans même les lire ? Combien de pubs recevez vous sans même les ouvrir ?

Alors la prochaine fois, prenez 5 secondes. Allez jusqu’au fond du mail, et cliquez sur « se désabonner » ou « unsubscribe ». Vous voila débarrassé pour de bon de cet expéditeur. Vous allez vite voir que ces 5 secondes sont très rentables, car vous ne les perdrez plus à constater que votre « nouveau message » est quelque chose qui ne vous intéresse plus du tout.

Tant que vous y êtes, faites le aussi dans les discussions où vous êtes présent et qui ne vous concerne plus. Envoyez un petit message pour demander à ce que l’on vous sorte de la mailing list.

 

Transférer ou répondre

Supprimer la pièce jointe et/ou l’historique des mails précédents de votre mail si ce n’est pas nécessaire quand vous faites une réponse ou un transfert. Cela économisera beaucoup d’espace utilisé par des informations inutiles.

 

Faire le ménage dans sa boite mail

Donc, pour libérer de l’espace, il est temps de faire le ménage. Je vous donne donc une petite marche à suivre :

  1. Créez-vous des dossiers dans lesquels vous allez ranger vos mails vraiment importants “IMPÔT”, “BANQUE”, “VACANCE”, “CANAL +”… et déplacez y les mails dont vous aurez vraiment besoin.
    1. Attention, j’ai dit « vraiment important ». Les 14 mails de canal + vous disant « votre mot de passe à bien été modifié » parce que vous n’arrêtez pas de l’oublier, ne font pas partis des mails « important ».
    2. Vous pouvez faire une recherche par mot clé et sélectionner tous les mails d’un même expéditeur, (par exemple “impot.gouv.fr”), et vous pouvez les ranger dans ces nouveaux dossiers.
  2. Ensuite Effacer tous les autres mails dont vous n’avez plus besoin.

Bon ok… vous êtes comme moi, vous avez 10 000 mails, vous ne vous voyez pas passer les prochaines 48h à faire cette sélection et vous avez un peu peur d’effacer quelque chose d’important.

Donc je vous donne une autre technique simple :

  1. Créez-vous des dossiers dans lesquels vous allez ranger vos mails vraiment importants “IMPOT”, “BANQUE”, “VACANCE”, “CANAL +”… et déplacez y les mails dont vous aurez vraiment besoin.
  2. Créez ensuite un dossier “à jeter le (mettre le mois dans un an)” et déplacer tous les mails restant dans ce dossier
  3. Au cours des prochains mois, si besoin, vous pourrez toujours retrouver une information dans ce dossier, et à ce moment-là, déplacer le mail dans un dossier de classement.
  4. Si besoin faites une recherche avec le même mot clé pour récupérer les autres mails correspondants
  5. Et dans un an : VIDER CE DOSSIER

Alors d’accord, cela n’aura un réel intérêt que dans un an… mais au moins ce nettoyage seras fait. Il vaut mieux mettre en place une action, plutôt que de ne rien faire, même si l’effet n’est pas instantané.

 

Logiciel CLEANFOX

Pour vous aider dans ce nettoyage vous pouvez utiliser le logiciel CLEANFOX, qui permet en vous connectant à votre boite mail de détecter toutes vos newsletter et vous propose de faire le tri rapidement et en 1 clic.

Prendre de bonnes habitudes

Et donc maintenant que votre “boite de réception” est vide (ça fait bizarre hein ?  Winking smile) : je vous engage à la garder vide.

Et pour cela, dès que vous recevez un mail utilisez seulement les 5 possibilités ci-dessous :

  • LE SUPPRIMER DIRECTEMENT : Toutes les pubs, tous ce que vous savez que vous ne lirez pas, qui ne vous seras jamais utile… allé hop, direct à la corbeille. Mais avant, cliquez sur le lien de désabonnement. Comme expliqué plus haut, si cela ne vous intéresse pas, autant arrêter de les recevoir.
  • LE CLASSER : dans un des nouveaux dossiers que vous venez de créer, si l’information vous sera vraiment nécessaire dans le futur
  • Y RÉPONDRE DIRECTEMENT : et ensuite le ranger, ou le jeter une fois que vous l’aurez traité. 
  • STOCKAGE TEMPORAIRE le temps de répondre ou avant une utilisation proche : Vous ne devriez avoir dans cette zone tampon que des affaires en cours et qui ont moins de quelques semaines de délai. Si au bout de 6 mois, vous n’avez toujours pas répondu à ce mail… Soyons honnête, vous n’y répondrez pas et c’est que cela ne devait pas être très important… 
  • PRENDRE L’INFORMATION : et supprimer. Exemple : un rdv : noter la date et le lieu dans votre agenda, et le mail ne vous sers plus à rien. Autre exemple : Une photo :Télécharger la photo sur votre disque dur, et le mail ne vous sers plus à rien

Et ensuite revenir de temps en temps dans les dossiers pour faire un tri. Par exemple, une fois de retour, vous pouvez vider toute la discussion entre amis pour l’organisation de vos vacances.

Utiliser un filtre anti-spam

McAfee estime que si chaque boîte électronique était correctement protégée, l’énergie dépensée par les spams pourrait diminuer de 75%, soit l’équivalent des émissions annuelles en CO2 de 2,3 millions de voitures.

Utilisez donc un filtre anti-spam et la mention « courrier indésirable » sur les messageries en ligne, ce qui va permettre d’éduquer les logiciels, pour une meilleure protection en amont.

Bilan

Une fois toutes ces solutions mises en place, partagez dans les commentaires le gain de place que vous avez gagné dans toutes vos boites et à bientôt pour de nouveau conseil de bonnes habitudes.


“E-mail : Courrier devenu électronique, mais pas plus intéressant pour autant.”

Luc Fayard

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3 Comments on “Comment nettoyer sa boite mail ?

  1. Merci pour ces informations. Personnellement je n‘étais pas consciente de l‘impact écologique de toutes ces données.

  2. isa

    Tout pareil, je ne pensais pas que conserver les mails consommait de l’énergie inutile ! Merci pour ces précieux conseil 😉

    • Je suis content d’avoir été un peu utile, c’est tout le but de ce blog.
      Merci pour ces retours

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